Was steht in der Signatur einer geschäftlichen E-Mail?
Drei Blöcke: wer schreibt (Name, Position), wie man ihn erreicht (Telefon, E-Mail, Web) und was das Handelsrecht verlangt (Firma, Anschrift, Registerangaben). Für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form" — und damit auch für E-Mails — nennen § 37a HGB, § 125 HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG und § 25a GenG Angaben, je nach Rechtsform verschiedene. Welche für Sie gelten, sagt Ihnen dieser Baukasten nicht; er setzt Ihre Angaben in die Form, die das Werkzeug auch im Brief verwendet.
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Sobald oben etwas steht, erscheint die Signatur hier.
Jede geschäftliche Mail trägt beide Fassungen: die formatierte für Mailprogramme, die Text-Fassung für alles, was kein HTML anzeigt. Der Baukasten erzeugt deshalb beide — und zeigt sie hier auch beide.
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Warum drei Blöcke und nicht dreizehn Zeilen
Vorher war alles ein Block — dreizehn Zeilen am Stück, in denen der Name so aussieht wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Drei Blöcke trennen, was verschieden ist: wer schreibt, wie man ihn erreicht, was das Gesetz verlangt. Der letzte steht kleiner und leiser, weil er Beiwerk ist und nicht die Botschaft.
Die Reihenfolge innerhalb der Blöcke lässt sich nicht ändern. Das ist Absicht: Eine Signatur, deren Reihenfolge jeder selbst wählt, ist keine Signatur mehr, sondern ein Textfeld — und die Pflichtangaben rutschen dann irgendwohin.
Was die Vorschriften aufzählen
Die Pflicht, bestimmte Angaben in Geschäftsbriefe zu setzen, gilt seit dem EHUG von 2007 auch für E-Mails. Der Grund steht im Gesetzestext selbst: Die Vorschriften sprechen von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form". Welche Vorschrift für wen gilt, hängt an der Rechtsform.
- § 37a HGB — Angaben auf Geschäftsbriefen (eingetragener Kaufmann) Absatz 1 — zählt für den eingetragenen Kaufmann Firma, Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer auf.
- § 125 HGB — Angaben auf Geschäftsbriefen (OHG und KG) Absatz 1 — Firma und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Nummer. Seit dem MoPeG hier statt in § 125a.
Zwei Quellen, und warum die Aufzählung nicht hier steht
Für die folgenden Vorschriften führt das Regelwerk des Werkzeugs bisher nur die Wendung „gleichviel welcher Form" — also den Grund, warum die Pflicht auch für E-Mails gilt — und nicht die Aufzählung der Angaben selbst:
- § 35a GmbHG — Angaben auf Geschäftsbriefen Absatz 1 — „Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen …". Diese Wendung ist der Grund, aus dem die Pflicht auch für E-Mails gilt; sie steht im geltenden Text selbst, nicht nur im Änderungsgesetz.
- § 80 AktG — Angaben auf Geschäftsbriefen Absatz 1 — gleicher Wortlaut „gleichviel welcher Form".
- § 25a GenG — Angaben auf Geschäftsbriefen Absatz 1 — gleicher Wortlaut „gleichviel welcher Form".
Die Aufzählung selbst steht deshalb nicht hier, sondern im Baukasten oben: Sobald Sie eine Rechtsform angeben, erscheint der Wortlaut der zugehörigen Vorschrift, wörtlich aus dem amtlichen Text. Das ist der Unterschied zwischen den beiden Quellen — das Regelwerk sagt, wie gut eine Regel belegt ist, das Gesetz sagt, was dasteht. Für die Aufzählung ist das Gesetz zuständig.
EHUG — Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, ausgefertigt am 10.11.2006 — Das Änderungsgesetz, das die Wendung „gleichviel welcher Form" 2007 in die vier Vorschriften eingefügt hat. Historischer Beleg, nicht der geltende Text — den tragen die Paragrafen oben selbst. Steht hier, damit die Jahreszahl in docs/recht.md eine Fundstelle hat.
Kommt die Signatur im Mailprogramm heil an?
Der erzeugte HTML-Code hält sich an das, was Mailprogramme wirklich verstehen: Stile stehen an jedem Element statt in einem Stilblock, es gibt keine Webschriften und keine nachgeladenen Bilder. Das klassische Outlook setzt Mails mit der Engine von Word — moderne Layoutverfahren ignoriert es schlicht. Wer dort gestaltet wie im Browser, bekommt eine Signatur, die auseinanderfällt.
Der Baukasten liefert dieselbe Auszeichnung, die das Werkzeug in eine fertige Mail schreibt. Dass beide dasselbe erzeugen, prüft dieses Repository bei jedem Bauen gegen die Referenzdateien des Produkt-Repositorys — weicht es ab, entsteht keine Website, sondern ein Fehler.
Dasselbe im Terminal
Das Werkzeug kann die Signatur nicht nur setzen, sondern die fertige Mail erzeugen und anschließend nachmessen — Aufbau, Kodierung, Zeilenlängen, Tabellen. Die Angaben stehen dann einmal im Profil und gelten für jeden Brief und jede Mail:
falzmarke email nachricht.md --htmlWie das eingerichtet wird, steht in der Anleitung für Claude; das Werkzeug selbst liegt offen auf GitHub. Für Briefe statt Mails gibt es Vorlagen für zehn Anlässe.
Kein Rechtsrat: Die Vorlagen zeigen die Briefform. Ob ein Schreiben inhaltlich trägt (Fristen, Formerfordernisse, Ansprüche), hängt vom Einzelfall ab — falzmarke prüft die Form, nicht den Inhalt.
Das gilt auch für die Pflichtangaben: Dieser Baukasten setzt Ihre Angaben in die richtige Reihenfolge, prüft aber nicht, ob sie vollständig sind. Welche Angaben Ihre Rechtsform verlangt, entscheidet nicht ein Werkzeug — unten stehen die Vorschriften mit Fundstelle, damit Sie nachlesen können. Im Zweifel fragen Sie jemanden, der dafür haftet.